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Sábado, 20 Diciembre 2014 19:37

Propuesta para el Procedimiento de reparto de salidas

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Para: La junta Directiva del Club de Golf Villamartin

Del: Comité de Salidas

Asunto: Propuesta para el Procedimiento de reparto de salidas (Reservas anticipadas)

Antecedentes:

Es evidente que, en los ultimos tiempos, la disponibilidad de salidas del Club no permite que todos los socios reserven un numero ilimitado de las mismas.

Por consiguiente en  la Asamblea del 2014 se acordó lo siguiente:

“El Presidente propuso nombrar un Comité en el que estuvieran representados los socios propietarios y los socios familiares.

La tarea de este Comité consistía en proponer los cambios necesarios en el sistema actual para corto y largo plazo.

El resultado de su trabajo será presentado en la próxima Asamblea Ordinaria/Extraordinaria para su debate, votación y posible puesta en marcgha.

La concurrencia aprobó unánimemente apoyar esta propuesta.

Este Comité se formó a últimos de Abril/primeros de Mayo, pero debido al corte del periodo estival no le fue posible empezar su trabajo hasta últimos de Septiembre.

Los miembros del Comité han sido:
Allan Williams, Socio propietario
Bo Tollgård, Socio propietario con un socio familiar de pago.
Colin Osborn, Socio propietario
Sabrina Marks, Socia familiar.
Bengt Viebke, Socio propietario con un socio familiar de pago.

En Otoño Bo Tollgård  dimitió y fué reemplazado por Pauli Koskimies, Socio propietario con un socio familiar de pago.

Las propuestas del Comité son las siguientes:

Historia

Al comienzo de la existencia del Club se admitió que cualquier socio que hubiera pagado su acción y también la cuota anual podía inscribir a un miembro de su familia para jugar “con sus derechos de accionista” sin necesidad de pagar otra cuota anual extra.

Alrededor del año 2000 se decidió, dentro del acuerdo que se firmó con Campo de Golf, que los socios familiares tenían que pagar la misma cuota que los socios accionistas, o en su caso un green-fee reducido del 50% sobre el  precio standard para poder seguir disfrutando de sus derechos/privilegios como jugador en el campo.

Este acuerdo se hizo sin tener en cuenta que ya en el Contrato de Leasing del año 1992 y también en los Estatutos del Club se dice que los socios accionistas (socios de número) tienen prioridad sobre otra clase de socios tal como refleja el Articulo 11 de los Estatutos:”Los socios de número tienen, en cualquier caso, prioridad sobre los socios familiares para el uso de las instalaciones y servicios del Club”

Tal prioridad no ha sido nunca discutida o puesta en duda hasta la fecha, ya que nunca ha habido una necesidad real de establecer preferencias, toda vez que los socios podían efectuar las reservas que les convenía.

La actualidad es diferente.

Hechos y supuestos

  • En base al Contrato de Mantenimiento con Campo de golf, el Club dispone de alrededor de 980 salidas por semana. En la época invernal y debido a la reducción de las horas de luz, solamente disponemos de unas 800-900 por semana.
  • Actualmente somos alrededor de 375 socios de número y 155 socios familiares de pago.
  • La tendencia actual es que los nuevos socios accionistas tienen casi siempre un familiar que es socio de pago
  • El problema es que tenemos muy pocas salidas en la “temporada alta. Y además que esta “temporada alta” tiende a alargarse como se ve desde Febrero a Abril y desde Septiembre a Noviembre.
  • Es tradicional que el Club permita que se efectúen reservas adelantadas de hasta un mes antes.
  • No ha sido posible analizar cuantas reservas ha efectuado cada socio individualmente ya que muchos de los organizadores de los grupos que juegan no especifican los nombres de las jugadores cuando se les pide, a pesar de que las normas actuales lo exigen.
  • Tenemos cuatro grupos abiertos de jugadores cada semana  (Scandinavian Weekly, Competicion por equipos de los Martes, Jueves roll up y Domingos mob) a los que no se les pide que digan por adelantado los nombres de los jugadores.
  • Muchas salidas que reservan los socios no se utilizan después! Se hizo una investigación en Octubre 2012 que reveló que en ese mes no se utilizaron 235 salidas que se habían previamente reservado!
  • También se sabe que algunas veces jugadores que pagan el green-fee juegan en el horario de los socios, ya que son invitados por estos a participar en sus grupos.
  • En Noviembre 2014 se hizo un estudio de las salidas que reveló que casi todos los grupos     ( a este efecto un grupo puede ser una persona o muchas) no pudieron hacer las reservas que solicitaban. La mayoría de las veces se suspendió una partida. A pesar de la petición que se hizo en la Asamblea de 2014 algunos socios reservan más salidas que otros ya que juegan en los cuatro grupos para los que no se pide los nombres de los jugadores por adelantado a la vez que también reservan ellos individualmente.
  • Es importante separar el tema de las reservas de salidas por adelantado (= salidas garantizadas) con el asunto de ver cuántas veces juega un socio en concreto. Las cancelaciones con poca anticipación no son el problema. Se puede muy posiblemente jugar a diario contactando con el caddy master ese día.

La mayoría de los problemas que acabamos de describir podrían resolverse introduciendo nuevas reglas/procedimientos para la reserva anticipada de las salidas. Todos los socios deberán respetarlas. Infringir las mismas repetidamente tendría que llevar consigo la suspensión de los derechos de juego del socio o la disminución de las reseras que hacen los grupos.

Estas nuevas reglas se describen en el Apendice 1. Es sin embargo extremadamente importante establecer las necesidades para decidir y entender sobre todo: la prioridad de los socios de número.

Asunto de la prioridad de los socios de número (Socios accionistas)

Hechos

  • La prioridad se establece en los Estatutos, Articulo 11, y en teoría puede ser cambiada por una mayoría de 2/3.
  • Igualmente la prioridad se establece, aunque no claramente, en el contrato de leasing de 1992.
  • Debe tenerse también en cuenta que los derechos de los Accionistas están protegidos por la ley Española y por las normas de las autoridades deportivas.
  • En los diferentes acuerdos que el Club hizo en los últimos años no hay relación entre los derechos de los accionistas para jugar y las cuotas a pagar por las diferentes clases de socios.

Deliberaciones

El Comité ha revisado y discutido  las posibilidades de cambiar los Estatutos para que los socios de número y los socios familiares sean iguales y por consiguiente eliminar el tema de la prioridad. La conclusión es que con la estructura societaria que tenemos actualmente y la relación entre socios (220/155) es muy complicado que tal propuesta pudiera alcanzar los 2/3 de mayoría en una Asamblea Ordinaria/extraordinaria.

Incluso, en el caso de que la propuesta pudiera alcanzar los 2/3 de socios que la aprobaran, habría que ver si sería legal alterar los actuales derechos de los accionistas.

Para tener una complete interpretación de este tema el comité contará con la asistencia legal necesaria. Hemos contactado con el abogado que ha representado al Club en muchos temas legales en el pasado, tiene buena información sobre nuestros contratos y estatutos y por consiguiente conoce bien la situación. Ha sido muy claro en este problema y su recomendación es no tocar este tema en absoluto. Corremos el riesgo, de continuar en esa dirección , de acabar  en una costosa batalla legal a la que podrían llevarnos no solo algunos socios sino también las autoridades.

Por consiguiente el Comité recomienda encarecidamente a la Directiva no proponer esto como alternativa.

Dado que el sistema actual de hacer las reservas no da una imagen fiel de las necesidades de los socios de número o de los socios de otras categorías, resulta difícil sacar conclusiones útiles sobre el número de salidas que podemos ofrecer, como recomendación, para empezar.

Hemos elegido el número de 6 salidas por semana como número inicial. Para este cálculo hemos utilizado los siguientes datos:

Hay 220 accionistas que no tienen a su cargo ningún socio familiar y 155 que si lo tienen. Suponemos que el 60% de los socios accionistas coinciden en tiempo en la temporada alta. Hemos discutido mucho para llegar a este número. A lo mejor un socio escandinavo puede pensar que debería ser más alto pero algunos socios británicos pensarían que ya es demasiado alto.

Esto quiere decir que tenemos 132 socios accionistas que no coinciden en el tiempo con un socio familiar. Hemos supuesto que no van a usar todas las 6 salidas que tienen por semana. Nuestros cálculos se han hecho estimando que el 40% de ellos van a querer usar 4 salidas por semana y el 60% 3 salidas por semana. Esto nos da el número de 452 salidas utilizadas por semana.

De los 93 socios accionistas con un socio familiar hemos supuesto que estarán presentes aquí siempre , de estos el 80% van a querer  hacer 6 reservas por semana y el 20% van a usar solo 4. Lo que nos da un total de 520 salidas por semana.

452+520 nos da 972 salidas que está dentro del número de 980 disponibles pero no alcanza el número necesario en la época invernal en los meses de Marzo y Noviembre.

Todos estos cálculos, pueden por supuesto ser discutidos, pero es nuestra mejor estimación. El resultado de esta fórmula lo veremos en los primeros meses de su puesta en marcha y servirá como base para posibles futuros cambios. La restricción para hacer reservas adelantadas solo será necesaria en época alta y el número, que será decidido por la Directiva podrá fluctuar tan pronto identifiquemos los meses “pico” y “valle”  así como el estándar, por ejemplo en los meses de verano.

 

Es preciso que estas nuevas reglas para las reservas que estamos proponiendo sean seguidas siempre por todos los socios .El comité recomienda que la Directiva tome las acciones necesarias y desarrolle las herramientas que aseguren la fidelidad de los socios a estas nuevas reglas.

 

Sugerimos que esta propuesta se presente a los socios de manera que las nuevas reglas  puedan entrar en vigor cuando los socios hagan las reservas en Febrero. Esto nos dará dos meses (Febrero y Marzo) para adquirir experiencia en la aplicación de las reglas. Si los supuestos que hemos hecho se demuestran válidos durante ese periodo, proporcionarán a la Directiva la oportunidad de proponer una solución final con ocasión de la Asamblea a celebrar a mediados de Abril.

Se incluyen dos Apéndices:

Apéndice 1: Reglas para hacer las reservas en un mes.

Apéndice 2: Formulario para pedir salidas en un mes. (este formulario puede ser ajustado mas tarde).

 

Villamartin  2 Diciembre 2014

Colin Osborn Allan Williams                       Sabrina Marks    Pauli Koskimies  Bengt Viebke

 

Nota: El comité apoya unánimemente esta propuesta, pero es importante resaltar que Sabrina Marks es contraria a la propuesta de asignar el mismo número de salidas a un accionista “solitario” que a un accionista con un socio familiar a su cargo.

 

 

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